Secretaria

Descripción

Los secretarios escolares se dedican a gestionar la secretaría de la escuela y a brindar apoyo administrativo al equipo directivo y a otros miembros del personal del centro.

Actividades laborales

Las funciones concretas de los secretarios escolares están relacionadas con la coordinación del equipo directivo, la comunicación con las familias y la gestión de la secretaría escolar. En los centros públicos, las comunidades autónomas regulan las funciones directivas del centro mediante un decreto.

Los secretarios escolares:

• Gestionan la secretaría de la escuela y organizan el correo entrante y saliente, el mantenimiento de registros, la atención al cliente y las fotocopias. En las escuelas más pequeñas, realizan este trabajo por sí mismos, mientras que en los centros más grandes, pueden supervisar uno o más asistentes de secretaría.
• Se encargan de la gestión administrativa y económica del centro, siguiendo las instrucciones de la dirección. Pueden elaborar el anteproyecto de presupuesto del centro docente, llevar la contabilidad y rendir cuentas ante las autoridades correspondientes.
• Se ocupan de levantar el acta de las reuniones (los acuerdos y temas discutidos y aprobados en la reunión) y de dar fe de los acuerdos adoptados.
• Custodian las actas, libros, archivos del centro docente y los documentos oficiales de evaluación. También suelen ser los encargados de expedir, con el visto bueno de la persona titular de la dirección, las certificaciones que soliciten las autoridades y las personas interesadas.
• Suelen ser los encargados de la comunicación interna y externa del centro, produciendo el boletín de noticias, elaborando cartas, informes y folletos, respondiendo al teléfono y al correo electrónico y recibiendo a los visitantes. En los centros públicos, también se encargan de dar a conocer y difundir la información sobre normativa, disposiciones legales o asuntos de interés general.
• En colaboración con los jefes de departamento, realizan el inventario general del centro educativo, lo mantienen actualizado y velan por el buen uso y conservación de las instalaciones y equipamiento escolar.
• Siguiendo las indicaciones del director del centro, se encargan de gestionar y controlar el personal de administración y servicios, velando por el cumplimiento de la jornada y las tareas establecidas. También se ocupan de agendar las citas con las familias y organizar sustituciones de personal ausente.